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Livros Obrigatórios


Todos os acontecimentos que ocorrem diariamente na empresa, responsáveis pela sua gestão, são registrados em livros próprios, nos quais fica configurada sua própria vida.

Classificação

Os livros de escrituração têm várias finalidades. Uns servem para registrar as compras, outros para registrar as vendas, controlar os estoques, os lucros ou prejuízos fiscais. Há livros onde são registrados os empregados e outros em que se registram Atas da Assembléias. Enfim, podemos dividir os livros em três grupos: livros fiscais, livros contábeis e livros sociais.

Livros fiscais

Livros fiscais são os exigidos pelo fisco Federal, Estadual ou Municipal. Os mais comuns são:

  1. Registro de Entradas

  2. Registro de Saídas

  3. Registro de Impressão de Documentos Fiscais

  4. Registro de Inventário

  5. Registro de Apuração de IPI

  6. Registro de Apuração de ICMS

  7. Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR

  8. Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC

Livros contábeis

Livros contábeis são aqueles utilizados pelo setor de Contabilidade. Destinam-se à escrituração contábil dos atos e dos fatos administrativos que ocorrem na empresa.

Segundo o Código Comercial Brasileiro, todos os comerciantes estão obrigados a seguir uma ordem uniforme de contabilidade e escrituração e a manter os livros necessários para esse fim. Deverão, ainda, conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondências e demais papéis pertencentes ao giro de seu comércio, enquanto não prescreverem as ações que lhes possam ser relativas.

Os principais livros utilizados pela Contabilidade são:

  • Livro Diário

  • Livro Razão

  • Registro de Duplicatas

  • Livro Caixa

  • Livro Contas-correntes

Diário: É obrigatório o uso deste livro, que constitui o registro básico de toda a escrituração contábil, no qual devem ser lançados, dia a dia, todos os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam a vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica, observado o seguinte:

    1. esse livro deve se encadernado com folhas numeradas seguidamente, conter, respectivamente, termos de abertura e de encerramento e ser autenticado pelo órgão competente.

    2. os lançamentos nesse livro poderão ser efetuados diretamente ou por reprodução, ou por meio de processamento eletrônico de dados.

    3. é admitida a escrituração resumida do diário, por totais que não excedam o período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que sejam utilizados livros auxiliares (devidamente autenticados na forma prevista para o Diário) para registro individualizado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação. Nos lançamentos resumidos do Diário devem ter referências às páginas dos livros auxiliares em que as operações estiverem registradas de forma individualizada.
      Razão: A pessoa jurídica deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizados para resumir ou totalizar, por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário, devendo a sua escrituração ser individualizada e obedecer à ordem cronológica das operações.

Registro de Duplicatas: O livro Registro de Duplicatas é de escrituração obrigatória caso a empresa realize vendas a prazo com emissão de duplicatas, podendo, desde que devidamente autenticado no Registro do Comércio, ser utilizado como livro auxiliar da escrituração mercantil.

Caixa e Contas-Correntes: Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também podem se escriturados em fichas, são dispensados de autenticação quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados.

Na escrituração contábil, é permitido o uso de códigos de números ou de abreviaturas, desde que estes constem de livro próprio, revestido das formalidades de registro e autenticação (parágrafo 1o. do art. 269 do RIR/99). Esse livro pode ser o próprio livro Diário, que deverá conter, necessariamente, no encerramento do período-base, a transcrição das demonstrações contábeis. Ou o livro utilizado para registro do plano de contas e/ou históricos codificados, desde que revestidos das formalidades legais (registro e autenticação).

Livros sociais

Livros sociais são os livros exigidos pela Lei das Sociedades por Ações (Lei nº6.404/76).

A Companhia deve ter os seguintes livros, além daqueles obrigatórios para qualquer comerciante, revestidos das mesmas formalidades legais:

    1. Livro de Registro de Ações Nominativas

    2. Livro de Registro de Ações Endossáveis

    3. Livro de Transferências de Ações Nominativas

    4. Livro de Registro de Partes Beneficiárias

    5. Livro de Registro de Partes Beneficiárias Endossáveis

    6. Livro de Atas das Assembléias Gerais

    7. Livro de Presença de Acionistas

    8. Livro de Atas das Reuniões do Conselho de Administração

    9. Livro de Atas das Reuniões da Diretoria

    10. Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal

Escrituração por processamento eletrônico de dados

De acordo com a legislação consolidada no art. 265 do RIR/99, as pessoas jurídicas que, de acordo com o balanço encerrado no período de apuração imediatamente anterior, possuírem patrimônio líquido superior a R$ 1.633.072,44 e utilizarem sistema de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal são obrigadas a manter, em meio magnético ou assemelhado, à disposição da Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos magnéticos pelo prazo de cinco anos.

A apresentação dos arquivos magnéticos, quando solicitada pela fiscalização, deverá ser feita no prazo de 20 (vinte) dias contados do recebimento do Termo de Intimação Fiscal, podendo ser prorrogado por período igual pela autoridade solicitante, ficando a pessoa jurídica sujeita à multa, caso, não apresentem os arquivos na forma prevista pela lei (art. 980 do RIR/99).

A pessoa jurídica que se utilizar de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada. De acordo com a IN 98/95, o limite é de 2.000.000,00 UFIR.

Penalidades por irregularidades na escrituração

A falsificação, material ou ideológica, da escrituração e dos seus comprovantes, ou de demonstração contábil, que tenha por objeto eliminar ou reduzir o montante de imposto devido ou diferir seu pagamento, submeterá o contribuinte a multa, independentemente da ação penal que couber (art. 256 do RIR/99).

Verificado pela autoridade tributária , antes do encerramento do período de apuração, que o contribuinte omitiu registro contábil total ou parcial de receita, ou registrou custos ou despesas cuja realização não possa comprovar, ou praticou qualquer ato tendente a reduzir o imposto correspondente, ficará sujeito a multa em igual valor à metade da receita omitida ou da dedução indevida, lançada e exigível ainda que não tenha terminado o período de apuração de incidência do imposto (art. 981 do RIR/99).

 
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